Hoe registreer je bezoekers AVG-proof?

Papieren bezoekersboeken voldoen zelden aan de AVG. Zo registreer je bezoekers digitaal met bewaartermijnen, toestemming en beveiligde opslag.

Waarom papier niet voldoet

Een papieren bezoekersboek is voor iedereen leesbaar, moeilijk te verwijderen en vaak zonder duidelijke bewaartermijn. De Autoriteit Persoonsgegevens verwacht dat je persoonsgegevens minimaliseert, beveiligt en alleen bewaart zolang dat nodig is. Dat is met een open ligboek vrijwel onmogelijk.

Digitale registratie met GreetHub®

Bezoekers melden zich aan op het touchscreen en zien een privacyverklaring voordat gegevens worden vastgelegd. Je bepaalt welke velden verplicht zijn en hoe lang records bewaard blijven. Data wordt versleuteld opgeslagen en is alleen toegankelijk voor geautoriseerde medewerkers — niet voor iedereen in de lobby.

Praktische stappen

Stem het registratieformulier af op je doel: bezoekersontvangst, BHV of toegangscontrole. Documenteer je verwerkingsgrondslag in het privacybeleid. Test de flow met facilitair en privacy officer. GreetHub®-partners helpen bij inrichting en uitleg aan bezoekers op het scherm.